Conditions Générales de Vente

Le prix du service MAIA.AI est constitué de deux composantes cumulatives, indiquées en euros et hors taxes (HT) :

1. Abonnement mensuel forfaitaire selon la formule souscrite :

• Starter : 95 € HT / mois en paiement mensuel — 79 € HT / mois équivalent en paiement annuel (soit 948 € HT / an).
• Professional : 119 € HT / mois en paiement mensuel — 99 € HT / mois équivalent en paiement annuel (soit 1 188 € HT / an).
• Expert : 179 € HT / mois en paiement mensuel — 149 € HT / mois équivalent en paiement annuel (soit 1 788 € HT / an).

2. Consommation à l'usage : 0,20 € HT par minute de communication téléphonique traitée par l'assistant vocal. Sont comptabilisées au même tarif :

• les appels entrants reçus sur le numéro attribué au client ;
• les appels sortants éventuellement émis par l'assistant ;
• les transferts d'appels que l'assistant effectue vers d'autres numéros (collaborateurs, astreintes, services tiers), pour toute la durée pendant laquelle la communication reste établie.

La consommation est calculée sur la durée réelle de communication, arrondie à la seconde. La TVA française applicable est ajoutée au taux en vigueur (20 % à la date de rédaction).

Le tarif applicable est celui en vigueur au jour de la souscription. MAIA SOLUTION peut faire évoluer ses tarifs, les nouveaux tarifs s'appliquant alors aux nouvelles souscriptions et, pour les abonnements en cours, au renouvellement de la période contractuelle. Toute évolution tarifaire affectant un abonnement en cours est communiquée au client avec un préavis d'au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, le client conservant la faculté de ne pas reconduire son abonnement dans ce délai.

La souscription au service vaut commande et emporte acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente. Le service étant destiné aux professionnels, le client déclare agir dans le cadre de son activité et disposer du pouvoir d'engager sa structure.

La commande est confirmée par un message de confirmation adressé par email. La mise en service intervient à l'issue de la phase d'accueil (onboarding), au cours de laquelle l'équipe MAIA SOLUTION configure l'assistant sur-mesure en fonction des besoins du client, comptez environ une semaine. Le client s'engage à fournir, dans des délais raisonnables, les informations et accès nécessaires à cette configuration.

Les factures sont émises mensuellement (à terme échu pour la consommation), selon la périodicité de la formule souscrite, et adressées au client par email à l'adresse renseignée dans son espace client. Une facture archivée est également accessible en téléchargement depuis l'espace client à compter du premier jour du mois suivant la prestation.

Modalités de règlement :

• Mode de paiement principal : prélèvement SEPA. Lors de la souscription, le client transmet à MAIA SOLUTION un mandat de prélèvement SEPA accompagné de ses coordonnées bancaires (RIB). Les prélèvements sont opérés mensuellement à compter de la date d'échéance de la facture.
• Mode de paiement alternatif : virement bancaire. À la demande du client, le règlement peut s'effectuer par virement bancaire au lieu du prélèvement. Les coordonnées bancaires de MAIA SOLUTION sont alors communiquées sur demande à [email protected].
• Date d'échéance : trente (30) jours nets à compter de la date d'émission de la facture.
• Aucun escompte n'est consenti pour paiement anticipé.

Conformément aux articles L441-9, L441-10 et D441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entre professionnels entraîne de plein droit, sans qu'un rappel soit nécessaire :

• l'exigibilité de pénalités de retard calculées au taux d'intérêt légal en vigueur majoré de dix (10) points ;
• le versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros, sans préjudice de toute indemnisation complémentaire sur justification si les frais de recouvrement réels exposés sont supérieurs.

En cas d'échec d'un prélèvement ou de défaut de paiement persistant, et après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, MAIA SOLUTION pourra suspendre l'accès au service jusqu'à régularisation complète, sans préjudice de la résiliation de plein droit du contrat dans les conditions prévues à la section « Durée et résiliation ».

L'abonnement au service MAIA.AI est conclu pour une durée initiale correspondant à la périodicité de la formule souscrite : un (1) mois en formule mensuelle, douze (12) mois en formule annuelle. La durée est décomptée à compter de la date de mise en service effective de l'assistant à l'issue de l'onboarding.

Tacite reconduction : à l'issue de la période initiale, le contrat est reconduit automatiquement par périodes successives d'égale durée (1 mois ou 12 mois), sauf dénonciation par l'une ou l'autre des parties dans les conditions ci-dessous.

Modalités de résiliation par le client :

• En formule mensuelle : le client peut résilier à tout moment, par email à [email protected] ou depuis son espace client. La résiliation prend effet à la fin du mois civil en cours au moment de la réception de la demande. Le mois en cours reste intégralement dû et facturé (abonnement + consommation effective jusqu'à la date d'effet). Exemple : pour une demande reçue le 14 septembre, le service est maintenu jusqu'au 30 septembre inclus et la facturation s'arrête à compter du 1^er octobre.
• En formule annuelle : la dénonciation doit être notifiée par email avec accusé de réception au moins trente (30) jours avant l'échéance annuelle. À défaut, le contrat est tacitement reconduit pour une nouvelle période de douze (12) mois.

Modalités de résiliation par MAIA SOLUTION : MAIA SOLUTION peut résilier de plein droit le contrat, sans indemnité, en cas de manquement grave du client à ses obligations (notamment défaut de paiement après mise en demeure, utilisation abusive, atteinte à la sécurité), après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, ou avec un préavis de trente (30) jours en cas d'arrêt du service.

Effets de la résiliation : la résiliation entraîne la cessation de l'accès au service à la date d'effet (fin du mois civil en cours en formule mensuelle, échéance annuelle en formule annuelle). Les sommes dues jusqu'à cette date restent intégralement exigibles et ne donnent pas lieu à remboursement au prorata, sauf disposition contraire convenue par écrit. Les données du client sont traitées conformément à la section « Réversibilité et restitution des données ».

Le service MAIA.AI est destiné à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité, et non à des consommateurs. À ce titre, le droit de rétractation prévu par le Code de la consommation au bénéfice des consommateurs n'a en principe pas vocation à s'appliquer.

Les sommes versées au titre d'un abonnement correspondent à un service mis à disposition sur la période concernée et ne donnent pas lieu à remboursement au prorata en cas de résiliation anticipée à l'initiative du client, sauf disposition contraire convenue par écrit. Toute demande particulière peut être adressée au support, qui l'examinera de bonne foi.

MAIA SOLUTION vise un haut niveau de disponibilité du service et s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la continuité d'accès à l'assistant téléphonique, en sélectionnant des prestataires techniques de premier plan et en supervisant en continu la qualité du service rendu.

Le service repose néanmoins par nature sur l'intervention de tiers (opérateur de téléphonie, fournisseur d'intelligence artificielle, hébergeur, fournisseurs de connectivité). MAIA SOLUTION ne saurait être tenue responsable des interruptions, dysfonctionnements, ralentissements, pertes de qualité audio ou indisponibilités résultant directement ou indirectement d'une défaillance, d'un incident ou d'un changement opéré par l'un de ces prestataires techniques tiers, sans préjudice des actions que MAIA SOLUTION mène elle-même auprès de ces prestataires pour rétablir le service au plus vite.

En cas d'incident majeur affectant votre activité, vous pouvez contacter notre support à [email protected], MAIA SOLUTION étudiera au cas par cas les modalités de compensation éventuelle, sous forme d'avoir commercial. Un engagement chiffré de niveau de service (SLA) avec pénalités définies peut être proposé dans le cadre d'un contrat spécifique négocié avec les clients souhaitant un tel engagement.

MAIA SOLUTION ne saurait davantage être tenue responsable des interruptions imputables à des causes extérieures non maîtrisables, notamment défaillance des réseaux publics de télécommunication, coupure d'électricité, attaque informatique généralisée ou cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil et de la jurisprudence applicable.

MAIA SOLUTION traite les données personnelles dans le cadre de la fourniture du service en qualité de sous-traitant du client (au sens de l'article 4.8 du RGPD) pour les données concernant les appelants, et en qualité de responsable de traitement pour les données concernant le client et ses utilisateurs (compte, facturation, support). Un Accord de Traitement de Données (DPA) au sens de l'article 28 du RGPD est intégré aux présentes CGV par le présent article et peut être formalisé séparément à la demande du client.

Catégories de données traitées :

• Données du compte client : nom, raison sociale, SIRET, adresse, email, téléphone.
• Données de configuration de l'assistant : numéros de transfert, horaires, scripts métier.
• Données issues des appels : enregistrement audio, transcription texte, métadonnées (numéro appelant, durée, date).
• Messages générés à l'attention du client (notes, demandes de rappel, prises de commande).
• Données de facturation et de paiement.

Sous-traitants techniques (RGPD art. 28.2 et art. 30) : MAIA SOLUTION fait appel à plusieurs prestataires techniques de premier plan pour assurer la fourniture du service, dont notamment :

• un opérateur de téléphonie cloud (routage des appels) ;
• un fournisseur d'intelligence artificielle vocale (synthèse et compréhension de la voix) ;
• un hébergeur de base de données et d'authentification, situé en Union européenne ;
• un fournisseur de CDN et d'infrastructure de diffusion ;
• des prestataires accessoires (envoi d'emails transactionnels, automatisation, monitoring), majoritairement situés en Union européenne.

Pour les sous-traitants dont les serveurs ou les sociétés mères sont situés en dehors de l'Union européenne, MAIA SOLUTION applique systématiquement les Clauses Contractuelles Types (SCC) approuvées par la Commission européenne (Décision 2021/914), garantissant un niveau de protection équivalent au RGPD. La liste nominative et tenue à jour de l'ensemble des sous-traitants ultérieurs (art. 28.4 RGPD) est communiquée au client sur demande écrite à [email protected]. Le client autorise expressément MAIA SOLUTION à recourir à de nouveaux sous-traitants sous réserve d'une information préalable lui permettant de s'opposer, dans un délai raisonnable, pour motif légitime tenant à la protection des données.

Droits des personnes concernées : les personnes physiques dont les données sont traitées disposent des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus aux articles 15 à 22 du RGPD. Ces droits peuvent être exercés auprès du client (responsable de traitement) ou directement auprès de MAIA SOLUTION à [email protected]. Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL — www.cnil.fr).

Sécurité : MAIA SOLUTION met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au sens de l'article 32 du RGPD : chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès strict, journaux d'audit, notification en cas de violation de données dans un délai de 72 heures auprès du client.

L'assistant vocal MAIA.AI nécessite, par nature du service rendu, l'enregistrement et la transcription interne des appels téléphoniques traités pour pouvoir y répondre en temps réel, identifier les demandes des appelants et produire les éléments transmis au client (messages, notes, statistiques d'usage facturées).

Information de l'appelant : il appartient au client (en sa qualité de responsable de traitement pour la téléphonie de son activité) d'informer ses appelants de l'enregistrement et de la finalité du traitement, conformément à l'article 13 du RGPD. MAIA SOLUTION recommande la diffusion d'un message d'accueil ou d'attente type : « Cet appel peut être traité par un assistant vocal et est susceptible d'être enregistré à des fins de traitement de votre demande et d'amélioration du service. »

Périmètre des informations transmises au client : seuls sont transmis au client les messages explicitement laissés par les appelants à l'attention du client (demandes de rappel, prises de rendez-vous, prises de commande, notes structurées générées par l'assistant à partir de l'échange) et les statistiques d'utilisation associées à la facturation. Les enregistrements audio bruts et les transcriptions intégrales des conversations ne sont pas mis à disposition du client. Ces éléments sont conservés en interne par MAIA SOLUTION à des fins de qualité de service, de sécurité et de gestion d'éventuels litiges, dans les conditions et durées indiquées ci-dessous.

Durées de conservation :

• Enregistrements audio bruts : conservés trente (30) jours glissants à compter de la date de l'appel, puis supprimés automatiquement.
• Transcriptions texte et métadonnées d'appel (à usage interne) : conservées treize (13) mois à compter de la date de l'appel, alignées sur la durée de prescription des litiges téléphoniques courants.
• Messages et notes transmis au client (visibles dans l'espace client) : conservés tant que le contrat est en vigueur, supprimés six (6) mois après la résiliation, sauf obligation légale de conservation différente.
• Données de facturation : conservées dix (10) ans conformément aux articles L123-22 du Code de commerce et 102 B du Livre des procédures fiscales.

Toute personne dont les données sont enregistrées peut demander la suppression anticipée d'un enregistrement ou d'une transcription identifiable, sous réserve qu'aucune obligation légale ne s'y oppose. Les demandes sont à adresser à [email protected].

Conformément à l'article 50 du Règlement européen sur l'intelligence artificielle (Règlement UE 2024/1689 dit « AI Act ») et au principe de loyauté à l'égard des personnes, MAIA SOLUTION garantit que :

• Le service MAIA.AI repose sur un système d'intelligence artificielle générative couplé à des modèles de synthèse et reconnaissance vocale. Les conversations sont entièrement traitées par cette IA, sans intervention humaine en temps réel.
• Le client s'engage à informer ses appelants qu'ils interagissent avec un assistant vocal automatisé, conformément à l'article 50.1 de l'AI Act. MAIA SOLUTION fournit, sur demande, des exemples de formulations conformes à intégrer dans les messages d'accueil de l'assistant.
• Les réponses de l'assistant peuvent comporter une marge d'imprécision inhérente aux technologies d'IA générative (« hallucinations », réponses partielles, incompréhensions). Le client reconnaît ce caractère expérimental et conserve l'entière responsabilité de toute décision opérationnelle prise sur la base de ces interactions.
• Les données traitées par l'assistant ne sont pas utilisées par MAIA SOLUTION pour entraîner des modèles d'IA généralistes destinés à d'autres clients, sauf accord exprès, séparé et révocable du client.
• Le service ne relève pas, à la connaissance de MAIA SOLUTION et à la date de rédaction, des systèmes d'IA à risque élevé au sens de l'Annexe III de l'AI Act. Si l'usage envisagé par le client devait relever de cette catégorie (par exemple application aux ressources humaines, à l'évaluation de la solvabilité, à la santé), le client en informe MAIA SOLUTION afin de mettre en place les garanties complémentaires requises.

MAIA SOLUTION s'engage à faire évoluer ses pratiques pour rester conforme aux exigences de l'AI Act au fil de son entrée en application progressive jusqu'en août 2026 et au-delà.

À tout moment pendant la durée du contrat et pendant un délai de trente (30) jours à compter de sa résiliation, le client peut demander à MAIA SOLUTION la restitution des données qui lui appartiennent en propre :

• L'historique des messages et notes générés par l'assistant à son attention (visibles dans son espace client) ;
• Les statistiques d'usage (nombre d'appels, durée totale, ventilation mensuelle) ;
• L'historique des factures émises.

Les données sont restituées dans un format structuré et couramment utilisé (JSON, CSV ou équivalent), sans frais supplémentaires. La demande est à adresser à [email protected], MAIA SOLUTION s'engageant à y répondre dans un délai maximum de trente (30) jours.

En revanche, ne sont pas restituables au client :

• les enregistrements audio bruts et les transcriptions intégrales des conversations (qui demeurent à usage strictement interne de MAIA SOLUTION) ;
• la configuration technique de l'assistant (scripts, paramètres internes, prompts, branchements vers des services tiers), qui constitue un savoir-faire propre à MAIA SOLUTION.

Au-delà de la période de restitution de trente (30) jours suivant la résiliation, les données du client sont supprimées des systèmes de production conformément aux durées de conservation prévues à la section « Enregistrement des appels et conservation ». Les sauvegardes de sécurité sont conservées pour la durée technique nécessaire à leur rotation, et ne sont restaurées qu'en cas de procédure d'incident.

Chaque partie s'engage à conserver strictement confidentielles les informations de nature commerciale, technique, financière ou stratégique qu'elle pourrait recueillir au sujet de l'autre partie à l'occasion de l'exécution du contrat, et à ne les utiliser qu'aux fins de l'exécution dudit contrat.

Cette obligation de confidentialité est due par les parties pendant toute la durée du contrat et pendant les cinq (5) années suivant son terme. Elle ne s'applique pas aux informations qui (i) sont ou tomberaient dans le domaine public, (ii) étaient déjà connues de la partie réceptrice avant leur divulgation, (iii) seraient communiquées par un tiers non tenu à une obligation de confidentialité, ou (iv) seraient exigées par la loi ou par une autorité judiciaire ou administrative compétente.

Référencement commercial réciproque : par exception à la confidentialité ci-dessus et sauf opposition expresse formulée par écrit, chaque partie est autorisée à citer le nom et le logo de l'autre partie à des fins de communication commerciale, notamment :

• MAIA SOLUTION peut citer le client comme référence sur son site internet, ses supports commerciaux, ses publications réseaux sociaux et ses présentations clients ou investisseurs ;
• le client peut citer MAIA SOLUTION et la marque MAIA.AI dans ses propres communications professionnelles, presse ou marketing, pour valoriser sa propre démarche d'innovation.

L'opposition à ce référencement doit être adressée par écrit à [email protected] et prend effet sous quinze (15) jours pour les supports en cours, sans rétroactivité sur les supports déjà imprimés ou diffusés.

Le service MAIA.AI, en ce compris l'ensemble du logiciel, de la plateforme, des modèles d'IA propres, du code, des bases de données structurelles, des interfaces, des marques et de tout élément de design, demeure la propriété exclusive de MAIA SOLUTION ou de ses concédants. Aucune disposition du contrat n'opère cession de propriété intellectuelle au profit du client.

MAIA SOLUTION concède au client une licence d'utilisation personnelle, non exclusive, non cessible, non sous-licenciable, limitée à la durée du contrat et au territoire de l'Union européenne, à seule fin d'utiliser le service conformément à sa destination.

La marque MAIATECH ® est déposée auprès de l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) sous le numéro 5 261 800 (classes 9, 35, 38, 41 et 42). Le service MAIA.AI est commercialisé sous cette marque ombrelle. Toute reproduction, imitation ou usage non autorisé de la marque MAIATECH, du signe MAIA.AI ou des logos associés est strictement interdit.

Les contenus produits par le client (scripts, données métier, paramètres) restent sa propriété exclusive. Le client concède à MAIA SOLUTION une licence d'usage strictement limitée aux finalités d'exécution du contrat, en ce compris l'amélioration interne du service. Cette licence prend fin avec le contrat, sous réserve des durées de conservation légales.

Aucune des parties ne saurait être tenue pour responsable d'un manquement à ses obligations contractuelles résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, c'est-à-dire un événement échappant au contrôle de la partie concernée, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées.

Sont notamment assimilés à des cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : catastrophes naturelles, conflits armés, épidémies et pandémies, grèves générales, interruptions ou défaillances majeures de réseaux publics de télécommunication ou de fourniture d'électricité, défaillances majeures et durables des prestataires techniques essentiels au fonctionnement du service, attaques informatiques d'ampleur, et décisions des autorités publiques. La partie empêchée informe l'autre dans les meilleurs délais et les parties recherchent ensemble une solution permettant la reprise normale d'exécution.

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit français, à l'exclusion de toute autre législation. Les parties s'engagent, en cas de différend relatif à la formation, l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes, à rechercher en priorité une solution amiable.

À défaut d'accord amiable dans un délai de trente (30) jours suivant la notification écrite du différend, le litige sera exclusivement porté devant le Tribunal de Commerce de Saverne, dans le ressort du siège social de MAIA SOLUTION, y compris en cas de pluralité de défendeurs, d'appel en garantie ou de procédure d'urgence, sauf disposition légale impérative contraire.

Le service étant réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité, les dispositions du Code de la consommation relatives à la médiation de la consommation ne trouvent pas à s'appliquer.