Politique de Confidentialité

La protection de vos données personnelles est une priorité de MAIA SOLUTION. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos informations, conformément au RGPD. Responsable de traitement : MAIA SOLUTION SAS, 15 rue Sainte Pétronille, 67120 Avolsheim (France), joignable à [email protected]. Pour les données des appelants traitées pour le compte de nos clients professionnels, MAIA SOLUTION agit en qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD) — voir nos CGV.

Nous collectons uniquement les données nécessaires au service : données de compte client (nom, raison sociale, SIRET, adresse, email, téléphone), données de configuration de l'assistant, données issues des appels (enregistrement audio, transcription, métadonnées), messages générés à l'attention du client, et données de facturation. Bases légales : exécution du contrat (fourniture du service et facturation), obligation légale (conservation comptable), et intérêt légitime (sécurité du service et prospection auprès de professionnels).

Vos données sont utilisées exclusivement pour fournir et améliorer notre service. Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

Les données métier (emails, téléphones, rendez-vous, messages) sont stockées sur une base de données hébergée en Union européenne. Pour fournir le service complet, MAIA SOLUTION fait appel à des sous-traitants techniques, regroupés par catégories :

• Hébergement de base de données et authentification (Union européenne) ;
• Téléphonie cloud (entrée et routage des appels) ;
• Synthèse et compréhension vocale par intelligence artificielle ;
• Diffusion du site et CDN ;
• Envoi d'emails transactionnels et emailing ;
• Monitoring d'erreurs applicatives (Union européenne).

Lorsqu'un sous-traitant est situé hors Union européenne, le transfert est systématiquement encadré soit par la décision d'adéquation EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RGPD), soit par les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne (Décision 2021/914), garantissant un niveau de protection équivalent au RGPD. Le mode zéro-rétention est par ailleurs activé pour les agents traitant des données de santé.

La liste nominative et à jour de nos sous-traitants ultérieurs (art. 28.4 RGPD) ainsi qu'une copie des garanties applicables sont communiquées à nos clients professionnels sur demande écrite à [email protected].

Conformément à l'article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des données en transit et au repos (les messages des appelants sont chiffrés en AES-256), contrôle d'accès strict, journaux d'audit des accès aux données sensibles, et notification de toute violation de données dans un délai de 72 heures.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les appelants de nos clients, ces droits peuvent être exercés auprès du client (responsable de traitement) ou directement auprès de MAIA SOLUTION à [email protected].

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL — www.cnil.fr).

Nous conservons chaque catégorie de données pour une durée définie :

• Enregistrements audio bruts : 30 jours glissants, puis suppression automatique ;
• Transcriptions et métadonnées d'appel (usage interne) : 13 mois ;
• Messages et notes transmis au client : pendant la durée du contrat, puis supprimés 6 mois après la résiliation ;
• Données de facturation : 10 ans (obligations comptables et fiscales, art. L123-22 du Code de commerce) ;
• Données de prospection : 3 ans à compter du dernier contact.

Toute personne peut demander la suppression anticipée d'une donnée identifiable, sous réserve qu'aucune obligation légale ne s'y oppose, à [email protected].

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Sont concernés :

• Session de connexion - vous garder connecté à votre espace client ou administrateur ;
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